Interne of Externe Vertrouwenspersoon?
Wat doet een interne vertrouwenspersoon anders dan een externe vertrouwenspersoon? Wat zijn de voordelen van een interne of externe vertrouwenspersoon?
Interne Vertrouwenspersoon
Voordelen interne vertrouwenspersoon:
Goed bekend met de organisatie: Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatiecultuur; -structuur en -processen goed, waardoor zij gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie en contacten. Een interne vertrouwenspersoon kan gemakkelijker samenwerken met andere interne belanghebbenden, zoals leidinggevenden, de ondernemingsraad (OR), personeelszaken (HR) en beleidsmakers, om een veilige en gezonde werkomgeving te bevorderen.
Vertrouwdheid: Sommige medewerkers voelen zich comfortabeler om hun zorgen te delen met iemand die ze al kennen en waarmee ze regelmatig in contact staan, maar let op sommige melders juist absoluut niet.
Nabijheid: De nabijheid van een interne vertrouwenspersoon kan drempelverlagend werken en hierdoor kan er eerder gemeld worden.
Nadelen interne vertrouwenspersoon:
Mogelijke belangenconflicten: Een interne vertrouwenspersoon kan te maken krijgen met belangenconflicten, zoals loyaliteit aan het management of collega’s, waardoor de vertrouwelijkheid of onpartijdigheid in het geding kan komen. Binnen een kleine organisatie kan hier snel sprake van zijn.
Minder objectiviteit: Door hun betrokkenheid bij de organisatie kunnen interne vertrouwenspersonen beïnvloed worden door bestaande relaties en dynamieken, waardoor hun objectiviteit mogelijk kan worden beïnvloed. Dit gebeurt doorgaand vaker en sneller bij kleinere ondernemingen.
Minder gespecialiseerd en minder tijd: Een interne vertrouwenspersoon heeft naast zijn rol ook een (volledige) baan binnen de organisatie. Vaak is er gemiddeld 4 uur per week ingecalculeerd voor vertrouwenswerk. Hierdoor is er minder tijd om expertise op te bouwen en bij een zware case kan werkbelasting te zwaar worden.
Verhouding organisatie en vertrouwenspersoon: Om een interne vertrouwenspersoon goed te kunnen laten functioneren moeten er een aantal zaken goed geregeld worden. Om belangenconflicten te voorkomen moet er eigenlijk sprake zijn van dezelfde rechten als OR- leden en ontslagbescherming.
Externe Vertrouwenspersoon
Voordelen externe vertrouwenspersoon:
Onafhankelijkheid en neutraliteit: Een externe vertrouwenspersoon staat los van de organisatie en kan daardoor een onafhankelijke en neutrale positie innemen bij het behandelen van meldingen. Of beter gezegd echt de belangen van de medewerker behartigen.
Verhoogd vertrouwen en vertrouwelijkheid: Medewerkers kunnen zich mogelijk vrijer voelen om vertrouwelijke informatie te delen met een externe vertrouwenspersoon, omdat er geen directe banden zijn met de organisatie. Dit kan een drempelverlagend effect hebben.
Verhoogd gevoel van anonimiteit: Bij een externe vertrouwenspersoon kan volledig anoniem contact gelegd worden en wanneer er geen melding gedaan wordt kan melder volledig anoniem blijven.
Expertise en ervaring: Externe vertrouwenspersonen hebben vaak gespecialiseerde kennis en ervaring op het gebied van vertrouwenswerk, waardoor ze effectieve begeleiding en ondersteuning kunnen bieden.
Intervisiegroepen: Externe vertrouwenspersonen zijn vaker aangesloten bij intervisiegroepen. Lastige cases worden hier vertrouwelijk voorgelegd aan een netwerk vol met de expertise van externe vertrouwenspersonen.
Nadelen externe vertrouwenspersoon:
Minder bekend met de organisatie: Een externe vertrouwenspersoon heeft mogelijk meer tijd nodig om de organisatie te leren kennen en specifieke contextuele informatie te begrijpen.
Mogelijk lastiger om te signaleren en adviseren: Wanneer er geen meldingen zijn kan het lastiger zijn voor een externe vertrouwenspersoon om ongewenst gedrag te signaleren en het bestuur te adviseren gezien beperkte betrokkenheid.
Het kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon hangt dus af van de specifieke behoeften en omstandigheden van de organisatie. Beide opties hebben hun voor- en nadelen op het gebied van bekendheid met de organisatie, neutraliteit, vertrouwelijkheid en expertise. Voor kleinere organisatie van onder de 50 medewerkers is het raadzaam een externe vertrouwenspersoon in te schakelen vanwege de vertrouwelijkheid en (de schijn van) belangenverstrengeling. Voor bedrijven boven de 50 medewerkers kan een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen een mogelijkheid zijn.
