Het inzetten van een vertrouwenspersoon binnen de organisatie is een stap in de goede richting om het welzijn van medewerkers te waarborgen en eventuele problemen aan te pakken. Maar wat gebeurt er precies wanneer een medewerker contact opneemt met de vertrouwenspersoon? Hier volgt een uitleg over de te volgen stappen en hoe de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.
Contact maken
Wanneer een medewerker een kwestie of probleem ervaart, kan hij of zij zelf het initiatief nemen om contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Dit kan vaak telefonisch, per e-mail of persoonlijk.
Na het initiële contact zal de vertrouwenspersoon een afspraak plannen om dieper op de zaak in te gaan. Dit gesprek vindt plaats in een privé en neutrale setting, om de medewerker op zijn gemak te stellen.
Het eerste gesprek
De vertrouwenspersoon biedt eerst en vooral een luisterend oor. De medewerker krijgt de ruimte om zijn of haar verhaal te doen zonder onderbreking of oordeel.
Nadat de medewerker zijn of haar verhaal heeft gedaan, kan de vertrouwenspersoon verder doorvragen om de situatie beter inzichtelijk te krijgen zodat er samen een helder en duidelijk beeld ontstaat die gebruikt kan worden met het voorbereiden van de volgende stap.
Het tweede gesprek
In dit tweede gesprek wordt samen onderzocht hoe verder om te gaan met de situatie en welke mogelijke oplossingen passen bij de melder en wat daar de voor- en nadelen zijn met de bijbehorende consequenties. Hierna maakt de melder een concrete keuze.
Mogelijke vervolgstappen
Afhankelijk van de keuze die de melder heeft gemaakt worden er afspraken gemaakt waar de vertrouwenspersoon nog ondersteuning kan bieden aan de melder en hoe er teruggekoppeld wordt.
Waarborging van vertrouwelijkheid
Geheimhoudingsplicht: De vertrouwenspersoon heeft een strikte geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alles wat met de vertrouwenspersoon wordt besproken, vertrouwelijk blijft. Afhankelijk van de zwaarte van de klacht of melding kan het voorkomen dat de vertrouwelijkheid doorbroken gaat/moet worden en ten koste gaat van de anonimiteit van de melder. Bijvoorbeeld bij een ernstig strafbaar feit of een misstand. Dit wordt dan uitgebreid met de melder besproken.
Dossiervorming: Hoewel de vertrouwenspersoon aantekeningen kan maken voor eigen gebruik, worden deze aantekeningen anoniem bewaard en zijn ze niet toegankelijk voor anderen binnen de organisatie.
Geen rapportage zonder toestemming: De vertrouwenspersoon zal nooit informatie delen met derden, inclusief het management van de organisatie, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de medewerker.
Een vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol in het faciliteren van een veilige en vertrouwelijke omgeving voor medewerkers om hun zorgen te uiten. Door een duidelijk begrip van de procedure en waarborging van vertrouwelijkheid, kunnen bedrijven hun medewerkers verzekeren dat hun welzijn en privacy worden beschermd.
